Privacy en Pers. gevens beleid
Beleidsdocument HSV de Hering inzake Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Dit document beschrijft hoe Hengelsportvereniging “HSV de Hering” te Schinveld omgaat met de
persoonsgegevens en privacybescherming van haar leden. HSV de Hering is aangesloten bij
Sportvisserij Nederland (SVN). Het beleid inzake AVG van Sportvisserij Nederland is vastgelegd in
aparte documenten waarnaar hieronder wordt verwezen.
Welke persoonsgegevens worden geregistreerd?
- Naam.
- Adres.
- Geboortedatum.
- Geslacht.
- Telefoonnummer (indien verstrekt).
- IBAN (indien verstrekt).
- E-mail adres (indien verstrekt.)
- Functie binnen de vereniging.
- Datum betaling van contributie.
- Datum begin en evt. beëindiging (met reden) van lidmaatschap.
Van vrijwilligers werkzaam in de begeleiding van de jeugdleden, wordt een VOG gevraagd.
Mogelijk aanvullende persoonsgegevens staan in het document “AVG - Leden en functionarissen”
van SVN.
Opslag van de persoonsgegevens.
De persoonsgegevens worden centraal, digitaal bewaard onder de on-line applicatie “HSV leden” van
Sportvisserij Nederland (SVN).
Ledenlijsten kunnen worden gedownload en lokaal digitaal opgeslagen bij de secretaris en/of
penningmeester. Daarnaast worden jaarlijks 2 print-outs gemaakt ten behoeve van de vergunninguitgifte.
Eén print-out wordt bewaard in het kasboek van de penningmeester, het andere exemplaar
wordt vernietigd. De bewaarde print-out bevat uitsluitend de volgende gegevens: naam, adres,
geboortedatum, e-mail adres, jaar van begin lidmaatschap, eventuele functie binnen de vereniging en
daaraan gekoppelde korting op de contributie, verschuldigde contributie en datum waarop de
contributie is voldaan.
(Een kopie van) een eventuele VOG wordt door de penningmeester bewaard in het kasboek.
Voor welk doel worden de persoonsgegevens gebruikt?
De persoonsgegevens worden door HSV de Hering gebruikt voor:
- Het verstrekken van de benodigde visvergunningen.
- Verenigingscorrespondentie.
- Jubilea.
- Subsidie-aanvrages.
- Bijhouden van betalingen van contributies.
- Het registreren van functionarissen binnen diverse commissies en bestuur.
In het document “AVG - Leden en functionarissen” van SVN staat voor welke doelen SVN de persoonsgegevens gebruikt.
Privacy beleid.
SVN draagt zorg voor het “AVG-proof” zijn van het on-line geregistreerde ledenbestand van HSV de Hering. De privacyverklaring van SVN is gedocumenteerd in het document “PRIVACYVERKLARING VAN SPORTVISSERIJ NEDERLAND”.
HSV de Hering gaat met zorg om met de persoonsgegevens van haar leden. HSV de Hering verstrekt persoonsgegevens van haar leden niet aan derden tenzij haar leden daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven of HSV de Hering daartoe verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak.
Toegang tot persoonsgegevens
In het document “AVG - Leden en functionarissen” van SVN staat wie binnen SVN en aangesloten federaties toegang hebben tot de persoonsgegevens van de leden van HSV de Hering en met welke andere partijen SVN deze gegevens deelt c.q. kan delen.
Binnen HSV de Hering hebben uitsluitend de secretaris en de penningmeester (=leden-administrateur) toegang tot de on-line applicatie “HSV leden” middels een wachtwoord dat uitsluitend bij deze twee functionarissen is bekend. Mocht één of beide van deze functionarissen zijn/haar functie beëindigen dan wordt het wachtwoord veranderd.
D.m.v. een login op MijnSportvisserij kan ieder lid inzage krijgen in zijn gegevens en deze eventueel aanpassen.
Bewaartermijn
Er zijn geen afspraken over een maximale bewaartermijn.
Controle en evaluatie
Het AVG beleid van HSV de Hering is toegankelijk via de website van de vereniging en wordtbesproken op de jaarvergadering van haar leden.